Datenschutzerklärung für die KI-basierte Briefgenerierung

Landschaftsschutz westlicher Bodensee e.V.,Schorenstrasse 9, D-78337 Schienen

E-Mail: info@lwb-ev.de; Telefon: +49 7735 93330

Verantwortlich für den Inhalt:

Philipp von Magnis

Peter Pfeiffer

Otto Kasper

Christoph Vestner

Im Rahmen unserer Dienstleistungen bieten wir die KI-basierte Erstellung von Briefen an. Hierbei nutzen wir eine RAG-Architektur, die auf OpenAI als Large Language Model (LLM) aufbaut. Diese Technologie ermöglicht es uns, Texte unter Verwendung externer Datenquellen und durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) zu generieren. Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Erstellung von individuellen Briefen und Schriftstücken

• Unterstützung unserer Kommunikationsprozesse

Wir hosten die Inhalte dieser Website bei folgenden Anbietern:

STRATO

Anbieter ist die STRATO AG, Otto-Ostrowski-Strasse 7, 10249 Berlin

STRATO ist ein Tool zum Erstellen und zum Hosten von Webseiten. Wenn Sie unsere Website besuchen, erfasst STRATO verschiedene Logdaten, wie Ihre IP-Adresse, Ihren Browsertyp und die Browsersprache sowie das Datum und die Uhrzeit des Zugriffs auf die Website. Hierbei speichert STRATO auch Cookies. Diese Daten werden für die Analyse und die Aufrechterhaltung des technischen Betriebs der Website sowie zur Missbrauchsbekämpfung verwendet.

Die Verwendung von STRATO erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Wir haben ein berechtigtes Interesse an einer möglichst zuverlässigen Darstellung unserer Website. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. A DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Ihre personenbezogenen Daten werden zur Erbringung unserer Dienste in der Microsoft Azure Cloud gespeichert und verarbeitet. Die Microsoft Azure Cloud wird von der Microsoft Deutschland GmbH, Walter-Gropius-Straße 5, 80807 München betrieben. Microsoft stellt sicher, dass Ihre Daten gemäß den hohen Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und den geltenden nationalen Datenschutzgesetzen geschützt werden. Es werden geeignete technische und organisatorische Maßnahmen getroffen, um die Sicherheit und den Schutz Ihrer Daten zu gewährleisten.

Im Rahmen der KI-basierten Briefgenerierung können folgende personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden:

• Name, Adresse und Kontaktdaten (Telefonnummer, E-Mail)

• Informationen, die im Brieftext enthalten sind (z.B. persönliche Anliegen, spezifische Inhalte)

• Daten, die für den Abruf relevanter Informationen aus externen Quellen erforderlich sind

Für die Generierung der Briefe setzen wir die RAG-Architektur der Bridge Management Technologies GmbH, Rotebühlplatz 23, 70178 Stuttgart, ein. Diese Architektur nutzt die Azure OpenAI API, um relevante Informationen aus unserer eigens generierten Literaturdatenbank abzurufen und diese gezielt zur Erstellung des Briefs zu verwenden. Dabei werden personenbezogene Daten integriert, um sicherzustellen, dass der generierte Text individuell und kontextgerecht ist.

Ihre personenbezogenen Daten werden im Rahmen der KI-basierten Generierung nicht direkt an OpenAI weitergegeben. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich über die Azure OpenAI API, wodurch sichergestellt wird, dass Ihre Daten innerhalb der Infrastruktur von Bridge Management Technologies GmbH verbleiben und keine direkte Weitergabe an OpenAI stattfindet. Die Verarbeitung erfolgt unter Beachtung der geltenden Datenschutzbestimmungen, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Eine Weitergabe Ihrer Daten an Dritte erfolgt nur, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder Sie ausdrücklich zugestimmt haben.

Ihre personenbezogenen Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die Erfüllung der oben genannten Zwecke erforderlich ist oder wie es gesetzliche Aufbewahrungsfristen vorsehen. Nach Erfüllung des Zwecks oder Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten gelöscht.

Um für ausreichend Datensicherheit bei der Übermittlung von Formularen Sorge zu tragen, verwenden wir den Service reCAPTCHA des Unternehmens Google Inc. Dies dient vor allem zur Unterscheidung, ob die Eingabe durch eine natürliche Person erfolgt oder missbräuchlich durch maschinelle und automatisierte Verarbeitung. Der Service inkludiert den Versand der IP-Adresse und ggf. weiterer von Google für den Dienst reCAPTCHA benötigter Daten an Google ein. Hierfür gelten die abweichenden Datenschutzbestimmungen von Google Inc. Weitere Informationen zu den Datenschutzrichtlinien von Google Inc. finden Sie

unter http://www.google.de/intl/de/privacy oder https://www.google.com/intl/de/policies/privacy/

Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Manipulation oder Zerstörung zu schützen. Diese Sicherheitsmaßnahmen werden regelmäßig überprüft und dem Stand der Technik angepasst.

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten

• Berichtigung unrichtiger Daten

• Löschung Ihrer Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen

• Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten

• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten

• Datenübertragbarkeit

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich jederzeit an uns wenden:

E-Mail: info@lwb-ev.de; Telefon: +49 7735 93330

Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf zu aktualisieren. Die aktuelle Version wird auf unserer Website veröffentlicht.

Bei Fragen oder Anliegen bezüglich der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden: E-Mail: info@lwb-ev.de; Telefon: +49 7735 93330